Protéger son temps et mieux rédiger à l'aide de courriels d'absence et de signatures stratégiques: quelques exemples

Un des ateliers les plus appréciés de Thèsez-vous est celui qui porte sur la gestion des courriels. On y aborde notamment l'utilisation d'une signature stratégique et de courriels d'absence pour protéger le temps alloué au mémoire ou à la thèse. Je vous ai préparé quelques recommandations et exemples "clé en main" en guise d'inspiration.  

Petits principes de base

• Faites preuve de précision quant à la période d'absence, au moment et aux modalités de réponse. Par exemple, privilégiez la date de retour, disons "le 10 juin", plutôt que "à partir de lundi prochain" et précisez si c'est "inclusivement".
• Optez pour un objet de courriel clair et qui reflète le contenu, par exemple "Indisponible jusqu'à XX" de manière à ce que votre répondant.e comprenne instantanément qu'il, elle ne recevra pas de réponse instantanée ;)
• Selon la nature de vos engagements, précisez une personne à contacter en "cas d'urgence".
• Si on vous contacte souvent pour le même type d'informations, vous pouvez inclure des hyperliens directement dans votre signature ou votre courriel d'absence (ex. Si vous avez besoin d’information concernant [sujet], vous pouvez visiter directement mon article disponible ici: [adresse Internet].
• ​Rédigez un courriel d'absence bilingue ou trilingue si vous avez tendance à recevoir des courriels de personnes pour qui le français n'est pas la langue d'usage.

Exemple de signature 
Afin d'inviter les personnes qui vous contactent à mieux comprendre votre situation et faire preuve de patience ;)

Prénom, Nom | Candidat.e à la maitrise ou au doctorat, Programme XXXXXXX | Université XXXXXXX
Courriel universitaire | numéro de téléphone
Site Internet (ex.page Researchgate ou LinkedIN si à jour) | Réseaux sociaux (si utile) | Lien vers votre article le plus récent

*Veuillez prendre note qu'à moins d'une urgence, je réponds à mes courriels entre [heure] et [heure], du [jour] au [jour] car je suis actuellement en période de rédaction intensive.

Exemple de réponse automatique pour une courte période (ex. retraite, blitz, cohorte)

Bonjour,
Merci pour votre courriel. Veuillez prendre note que je suis indisponible du [date de début] au [date de fin] inclusivement afin de prioriser la rédaction de [mon mémoire-ma thèse]. Je n’aurai pas accès à mes courriels, je prendrai donc connaissance de votre message à mon retour.
Merci pour votre compréhension.

Deux exemples de réponse automatique pour une longue période 
Bonjour,
Merci pour votre courriel. Veuillez prendre note que, du [date de début] au [date de fin], je serai en période de rédaction intensive. À moins d'une urgence, je ne vous répondrai qu'à partir du XX. Je déclinerai également, non pas sans déception, la grande majorité des projets qui surviennent durant cette période afin de prioriser [mon mémoire/ma thèse].
Merci pour votre compréhension.

Bonjour,
Merci pour votre courriel. En cette période d'hyperconnexion, je souhaite protéger des périodes de temps délimitées pour rédiger [mon mémoire-ma thèse]. En ce sens, du [date de début] au [date de fin], je serai en période de rédaction intensive et je ne consulterai mes courriels que les [jours], entre [heure] et [heure]. S'il s'agit d'une urgence, veuillez répondre à ce courriel en inscrivant URGENT dans l'objet et je tacherai de répondre dans les plus brefs délais.
Merci pour votre compréhension.

Billet rédigé par Sara Mathieu-C., cofondatrice et directrice de Thèsez-vous